בחברות ותיקות, תהליך הגבייה נשען לא פעם על מערכת ERP ישנה או ותיקה שמכילה את כל המידע החשוב – לקוחות, חשבוניות, יתרות ותשלומים – אבל אינה יודעת לנהל תהליך Collection / Collections מודרני ואוטומטי.
במקרה הזה המטרה לא הייתה להחליף את ה-ERP, אלא לבנות מעליו שכבת אוטומציה שמנהלת את עבודת הגבייה השוטפת ומשאירה לצוות הגבייה את המקרים המורכבים.
האתגר: גבייה ידנית סביב מערכת ERP קיימת
צוות הגבייה נדרש לעבור שוב ושוב על חשבוניות פתוחות, לבדוק מי עדיין לא שילם, לשלוח תזכורות, לעקוב אחרי תגובות ולנסות להבין אילו פניות בכלל הגיעו ללקוח.
הבעיה הייתה מורכבת יותר בגלל שמערכת ה-ERP הקיימת לא תוכננה לנהל תהליך כזה באופן אוטומטי.
בנוסף, שליחת מייל אינה מבטיחה שהלקוח באמת קיבל אותו. כתובת לא תקינה, Bounced Email, Returned Email או שינוי בפרטי הקשר יכולים לגרום לתהליך הגבייה להיעצר בלי שאיש ישים לב.
הפתרון: שכבת Collection מעל ה-ERP
בנינו מערכת Collection שעובדת מעל ה-ERP הקיים ומשתמשת בו כמקור המידע המרכזי.
- קוראת מה-ERP את רשימת החשבוניות והיתרות.
- מזהה אילו לקוחות דורשים תזכורת.
- שולחת הודעות ומבצעת Follow-ups אוטומטיים.
- עוקבת אחרי התשלומים ומפסיקה את התהליך כאשר החוב נסגר.
- סורקת את תיבת המייל ומזהה מיילים שחזרו או נדחו.
- מסמנת לקוחות שלא ניתן היה להגיע אליהם.
- מעבירה לצוות הגבייה רק מקרים שדורשים טיפול אנושי.
כך ניתן להוסיף תהליך גבייה מודרני גם כאשר מערכת ה-ERP עצמה ישנה ואינה תומכת באוטומציה מתקדמת.
לזהות לא רק מי לא שילם – אלא איפה התהליך נתקע
אחד היתרונות החשובים של המערכת הוא שהיא לא מסתפקת בשליחת תזכורות. היא גם עוקבת אחרי התהליך עצמו.
לקוח שלא שילם: נכנס אוטומטית לסבב תזכורות בהתאם לכללים שהוגדרו.
מייל שחזר: המערכת מזהה Bounced Email או Returned Email ומסמנת שהלקוח כנראה לא קיבל את הפנייה, כך שניסיון גבייה כושל לא נעלם בלי שאיש ישים לב.
לקוח שלא מגיב: לאחר מספר Follow-ups, המקרה מועבר לטיפול אנושי.
לקוח עם בעיה או מחלוקת: המערכת מפסיקה את האוטומציה ומעבירה את המקרה לצוות הגבייה.
כך אנשי ה-Collection לא צריכים לעבור על כל הלקוחות, אלא מתמקדים במקרים שבהם באמת נדרשת שיחה, בדיקה או החלטה.
להשאיר את ה-ERP, לשדרג את התהליך סביבו
העיקרון המרכזי בפרויקט היה פשוט: אין צורך להחליף מערכת ERP רק כדי לבצע אוטומציה של הגבייה.
ה-ERP ממשיך לנהל את הלקוחות, החשבוניות והתשלומים. שכבת האוטומציה משתמשת במידע שכבר קיים, מוסיפה תזכורות, מעקב, בדיקת מיילים חוזרים וניהול חריגים – ומעדכנת את התהליך בהתאם.
כך ניתן לשפר משמעותית את עבודת הגבייה בלי פרויקט החלפת מערכת ובלי לשנות את תהליך העבודה של הארגון.
התוצאה
במקום שצוות הגבייה ישקיע את רוב זמנו בבדיקות ושליחת תזכורות, המערכת מטפלת במקרים השגרתיים ומפנה את העובדים למקרים החריגים.
האוטומציה מטפלת ב-Collection השוטף. צוות הגבייה מטפל במקרים שבהם באמת צריך אדם.
גם אצלכם הגבייה עדיין תלויה במיילים, Excel ומעקב ידני?
אם הגבייה מתבצעת מעל ERP ותיק, אפשר לבדוק אילו חלקים מהתהליך ניתן להפוך לאוטומטיים בלי להחליף את המערכת הקיימת.
התחילו אבחון AI לעסק